Outlook 规则用于自动整理收件箱或让您及时了解某些重要消息。例如，您可以设置规则，自动将来自同事、老板、客户和供应商的电子邮件分开并转发到单独的电子邮件文件夹中
以这种方式 广告数据库 整理电子邮件可防止您错过重要电子邮件或未及时阅读。它还可以帮助您区分需要采取行动的高优先级电子邮件和可以稍后阅读的仅供参考的电子邮件。
使用 Outlook 中的不同规则可以做什么？
使用 Outlook 规则的方法有很多。您可以使用 Outlook 规则根据电子邮件是否来自特定发件人或是否包含特定单词或短语自动将其移至收件箱。您还可以使用它自动标记或转发电子邮件以供跟进。您甚至可以使用 Outlook 规则在收到某封电子邮件时播放特殊声音或安排将警报发送到您的移动设备。
Outlook 规则是掌控电子邮件的绝佳方式 - 它们可以设置您的收件箱，使其自行组织！除了设置已读回执外，Outlook 规则还可以帮助增强电子邮件通信。
Outlook 规则示例
Outlook 规则有很多示例。您可以根据条件创建任何自定义规则，应用特定操作，甚至为规则创建例外。Outlook 规则是确保成功管理电子邮件的好方法。
Outlook 规则条件示例
Outlook 规则示例步骤 1
Outlook 规则包含三个部分：
条件：根据发件人、电子邮件中的文字或收件人等因素，用于确定哪些电子邮件会收到操作，哪些不会。一旦确定了电子邮件中的条件，操作可以是任何操作，例如转发、整理、删除或标记电子邮件。
2.操作：一旦满足条件，Outlook 将执行操作，无需用户提示或干预。操作包括：
将电子邮件移动到特定文件夹
对电子邮件进行分类
删除不需要的电子邮件
转发电子邮件
标记电子邮件
3.例外：允许您微调 Outlook 规则。例如，假设您想标记老板发来的所有电子邮件以进行跟进，并将它们发送到特殊文件夹以进行操作，但您只想对直接发送给您的电子邮件执行此操作。您可以为老板发来的所有电子邮件设置 Outlook 规则（这是条件），但排除他们批量发送的任何电子邮件（这是例外）。
以下是一些最常用的 Outlook 规则的示例。
1. 根据 Outlook 规则自动将某些电子邮件移动到文件夹
您知道及时了解行业新闻很重要，但了解自己业务的最新动态才是最重要的！您可以设置 Outlook 规则，将您订阅的所有新闻稿或电子邮件列表移动到不同的文件夹中，以便以后有更多时间时查看它们。
或者，您可以设置 Outlook 规则，将优先邮件移至特定收件箱，以便尽快查看。这样，如果您时间紧迫，您就知道先查看哪个文件夹，这样您就可以在一天的早些时候找到最重要的邮件。
2. 根据 Outlook 规则自动删除电子邮件
您可能会经常收到与您无关的电子邮件。这可能是因为您加入了公司邮件列表，并且收到来自其他部门的电子邮件的抄送。也可能是因为您注册了无法取消订阅的电子邮件列表。在这种情况下，您可以设置 Outlook 规则来自动删除这些邮件。
3. 根据 Outlook 规则自动标记或转发某些电子邮件
许多电子邮件用户依靠 Outlook 的标记系统来识别需要跟进的电子邮件。您可以设置 Outlook 规则来自动执行此操作，从而跳过一个步骤并停止手动勾选需要跟进的红旗。例如，您可以使用此规则自动标记来自 VIP 客户的电子邮件，以确保您可以尽快阅读它们。
如果您与助理或秘书一起工作，您还可以使用 Outlook 规则转发某些消息。假设您有一位新员工刚刚开始入职或培训。您可以设置一条规则，让所有电子邮件自动发送给您的助理以采取行动，委派与新员工相关的较小任务，以便他们更快地采取行动。
根据 Outlook 规则转发某些电子邮件示例：
根据 Outlook 规则转发电子邮件
您还可以使用此规则让特殊客户或员工感到他们得到了额外的关注。当他们向公司所有者发送电子邮件询问产品或特殊要求时，可以立即将其转发给可以处理该问题的员工。客户会感到更受重视，因为他们会觉得是公司所有者亲自处理他们的请求。
设置提醒将帮助您快速回复重要消息并提供正确的信息，从而确保良好的数字公民身份。如果您与许多人合作，需要您快速响应和采取行动，例如您为非营利组织、医疗保健组织或法律领域工作，此功能将特别有用。
4. 自动播放特殊声音作为特定电子邮件的提醒
许多人都记得电子邮件出现初期的“您收到邮件了！”提醒，以及收到第一封电子邮件时的兴奋感。当企业和个人开始使用电子邮件处理几乎所有事情时，这种兴奋感很快就消失了。但是，设置在收到老板或重要客户的电子邮件时播放的特殊声音提醒可以帮助您确定工作量的优先顺序，而无需筛选数百封邮件。它还可以帮助您避免在收到每封电子邮件时都听到声音提醒。
如何在 Outlook 中创建规则
以下是有关如何创建自己的 Outlook 规则的快速简便的分步指南。
找到上层的“设置”选项卡。
选择“查看所有 Outlook 设置”
点击邮件
点击“规则”。
outlook 规则设置
找到左上角的“文件”选项卡。
点击“管理规则和警报”。
点击“添加新规则”。
创建 Outlook 规则步骤 1
在这里，您可以选择最常用的规则（模板）或创建自己的规则。根据您是要应用常用规则还是创建自己的规则，请参阅以下步骤。
创建 Outlook 规则步骤 2
从模板创建 Outlook 规则
从“保持最新”或“保持井然有序”栏中选择要应用的模板。点击“下一步”。
继续第 2 步：编辑规则描述。单击相关的下划线值，然后单击“下一步”。
在步骤 1：选择条件中选择条件（确定正确电子邮件以执行操作的标准）。单击其中一个显示的值。
在第 2 步中输入值的具体内容：编辑规则描述。单击“下一步”。
在步骤 1 中输入规则的例外情况：如有必要，选择例外情况。单击“下一步”。
在步骤 2：编辑规则描述下选择下划线文本的值。单击“下一步”。
在步骤 1：为此规则指定名称下输入规则的名称。
如果适用，在步骤 2：设置规则选项下选择其他操作。
点击“完成”。瞧！您已完成从模板设置规则的操作。
创建新的或自定义的 Outlook 规则
单击“文件”选项卡。
选择“管理规则和警报”。
点击“新规则”。
选择“从空白规则开始”，然后选择“将规则应用于我发送的邮件”或“将规则应用于我收到的邮件”。点击“下一步”。
在步骤 1：选择条件下指定规则必须满足的条件。
在步骤 2：编辑规则描述下指定规则的任何基础条件的值。单击“下一步”。
在步骤 1：选择操作下选择您想要对消息执行的操作。
在步骤2下：编辑规则描述，并定义下划线操作的值。单击“下一步”。
在步骤 1 下添加例外情况：选择例外情况（如果适用）。
填写步骤 2 下所有带下划线的值。单击“下一步”。
在完成规则设置部分下输入新规则的名称。
点击“完成”。